Gøre store filer mindre - ved afsendelse af mail

[Jørgen Staal Frøslund-Jensen]

Jeg har tit brug for at sende store filer (Word eller PDF) over mail. Jeg bruger Windows 7 og Windows Live Mail. Jeg ved godt, at man kan være heldig, at programmet spørger, om man vil ændre størrelsen på filerne, men det er slet ikke hver gang - og jeg kan ikke finde frem til hvordan man gør, når programmet ikke yder fuld service.

Hvordan kan man i forvejen ændre filstørrelsen, så man kan sende også store filer hurtigt som mail?

[Carsten R. Nielsen]

Der findes mange forskellige programmer, der kan zippe (altså komprimere) en fil (f.eks. http://www.7-zip.org/ til Windows og som er open source).

Jeg vil dog anbefale dig i stedet at bruge Dropbox (www.dropbox.com). Det er gratis (op til 2 GB) og utroligt nemt at dele materiale med andre (enkelte billeder, PDF-filer etc. såvel som hele mapper), også folk der ikke bruger Dropbox. Så behøver du slet ikke tænke på at komprimere noget eller sende mange og store filer i flere e-mails.

Det er alligevel for det meste begrænset, hvor meget plads du kan spare, ved at zippe en fil (man kan også – særligt i disse tider, hvor flere og flere bruger tablets, iPhones etc. – komme ud, at folk slet ikke kan åbne en zippet fil).

MVH
Carsten

[Finn Hansen]

Hej Jørgen

Naturligvis kan metoden ovenfor anvendes, dog mener jeg, at filer man sender til hinanden ikke skal ud og ligge på en, set med mine øjne, usikker DropBox.
Sagt med andre ord, jeg er ikke den absolutte tilhænger af, at vi skal gå tilbage i tiden, som da vi startede med computere, hvor 1 eller flere store mainframes stod for arbejdet, og vi kun anvendte dumme terminaler (en pc uden harddisk), hvorved vi ikke havde den kontrol over vores egene private data, som vi har på den måde vi bruger vores PC´er på nu.
Dvs. vi har egen harddisk (lagermedie) og har mulighed for at kunne sende data frit til hinanden, uden at skulle betale ekstra for at enten befordre eller opbevarer sine egne private data.
Ja det er gratis lige nu, men vær 100% sikker på, at fremtiden byder på betaling ved kasse 1 før man får adgang til sine data som ligger i SKYEN (Cloud).

Metoden med at Zipé filerne, altså komprimerer dem, der nok blandt den bedste metode, der findes mange forskellige metoder, gode og mindre gode, til at komprimerer sine data med.

Windows har en indbygget metode, som kan genererer en CAB fil, metoden er meget lig den som andenves til ZIP.

Du kan også anvende et program som hedder WinRAR eller blot RAR, der lige som ZIP har et brugervenligt interface.
Personligt hælder jeg mest til RAR, da det er min overbevisning, at dette program kan klare at åbne de fleste komprimeringsfilformater.

Der findes også et program som hedder ARJ, dette er blandt de ældste formater og var det jeg brugte end til RAR blev så godt at det kan klare det hele, eller alt hvad jeg har brug for.

Når du har downloaded (søg via Google) og installeret dit favorit komprimerings program, da løser du opgaven noget så enkelt som at højreklikke på den aktuelle fil og vælge "komprimer"/"Pak" eller hvad der nu står i den aktuelle popup menu, og så ellers følge anvisningen på skærmen. Det er ganske enkelt og let - du får således pakket din tekst således den kun fylder minimalt i forhold til normalen.

Dog er det her vigtigt, at du anvender et pakkeprogram, som er rimeligt standard, da du således har meget lettere ved at udveksle data med en anden bruger.

Her må anbefalingen være ZIP eller RAR, da det er det lettest tilgængelige programmer, som enhver kan anvende.

Der ses ofte at en ZIP eller RAR tekstfil, normalt kan fylde op i nærheden af 200 Mbyte, og den så kommer ned i nærheden af 20 Mbyte måske mindre. Dette fordi tekst er utroligt let at komprimerer. Dog kan du være ude for, at der ikke er den helt store gevinst, da det tekstbehandlingsprogram eller hvad programmet nu har af egenskaber i forvejen komprimerer sit output, hvorved gevinsten ikke er nær så stor.
Men langt de fleste data kan med fordel (stor eller lille) komprimeres og det er specielt en fordel, hvis der er mange filer, som skal pakkes sammen, således vindes der fordel ved at alt samles som 1 fil og ikke f.eks. 400 filer, hvor det kan være vanskeligt at overskue, om alle de filer er med i afsendelsen, som det var planlagt fra start af.

Håber dette kan bruges til noget fornuftigt.

Venligst
Finn Hansen

[Jørgen Staal Frøslund-Jensen]

Hej Carsten og Finn

Tak for jeres forslag. Det er jo ikke så ofte, jeg har behov for at gøre filerne mindre, men muligheden vil være rar at have.

Jeg prøver at sætte mig i min modtagers sted. Jeg aner jo ikke, om vedkommende har det program, jeg har valgt, så derfor sætter jeg vel vedkommende i en dum situation.

Har I nogle kommentarer her til? 

[Finn Hansen]

Hej Jørgen

Hvis du bruger ZIP, så kan windows godt selv åbne filen.

Men skriv først til din modtager og spørg hvad han/hun bruger, hvis vedkommende ikke ved det, kan du med fordel anvende ZIP, da det er et universal format.

Venligst
Finn Hansen

[Carsten R. Nielsen]

Med Dropbox behøver du ikke tænke på, om modtageren har et "pakke-ud-program", ligesom du kan sende filerne/mapperne til folk uanset om de bruger Mac eller Windows, sidder med en iPad eller anden tablet, eller læser din mail på deres smartphone.

Finn har vist i øvrigt ikke helt forstået, hvordan Dropbox fungerer: filerne ligger både på din egen computer og hos Dropbox. Du har en Dropbox-mappe på din harddisk, som så synkroniseres med din mappe oppe "i skyen", så snart computeren har forbindelse til internettet.

Mht. sikkerhed, så er jeg ikke bekymret. Det er trods alt ikke statshemmeligheder, vi sender rundt. Eller sagt på en anden måde: hvis dit materiale kan tåle at blive sendt i en ukrypteret e-mail, kan det også uden problemer videreformidles via Dropbox.

MVH
Carsten

[Jørgen Staal Frøslund-Jensen]

Hej Carsten

Jeg er jo en novice, når vi bevæger os ind i sådanne "ting og sager", findes der en letfattelig brugsanvisning, hvoraf fremgår både hvad afsender og modtager skal foretage sig?

Indrømmet - jeg synes umiddelbart Dropbox lyder som en god ide. 

[Carsten R. Nielsen]

Der ligger en fin lille intro-video på forsiden hos Dropbox (www.dropbox.com). Den forklarer princippet, og det er meget nemt at bruge, når du først kommer i gang. Og der sker jo i hvert fald ikke noget ved at prøve det. Som nævnt er det gratis op til 2 GB.

MVH
Carsten

[Finn Hansen]

Hej Carsten

Jo, jeg har forstået det, da det er en del af min funktion at "skulle" forstå - men som jeg skriver, jeg personligt bryder mig ikke om det, da sikkerheden er yderst minimal jfr, sitet ingeniøren http://ing.dk/ som bla. har aft set på sikkerheden på samme Dropbox.

Men igen - JA, det er skam noget så enkelt... drop din fil i den aktuelle mappe, og den bliver shared (delt) ud på en harddisk i USA eller what ever og så kan hvem som helst kikke i og ændre data, også dem som IKKE bør eller skal have adgang.

Nej, vi er ikke spioner eller bruger data som er yderst følsomme, de data vi har, er bare vores egne og da det er vores egne, har de ca. samme værdi for os, som statshemmeligheder har for staten. Vi ønsker ikke at der læses med eller kikkes med, da data er vores...

I øvrigt kan man krypterer data sendt med ARJ, RAR og ZIP samt flere andre formater, hvis det skulle være nødvendigt - men den er nok lige langt nok ude for et slægtsforskningsforum

Til Jørgen

Når du har fundet og installeret Dropbox, så oprettes der en mappe på dit skrivebord, det er i denne mappe, du kan lægge filer ned i, som så straks bliver sendt til den server (Dropbox) som du er koblet op mod. Google har noget tilsvarende, men jeg kan ikke lige huske hvad det hedder.

Der er så forskellige indstillinger, som du kan justerer på, der kan være med til at give adgang for andre eller for bestemt personer - men derom kan du læse i dette link http://www.itkurser.net/index.php?/Om-IBC/IT-tips/dropbox-en-gratis-online-harddisk.html

Håber du blev noget klogere og ikke bare mere forvirret
Venligst
Finn Hansen

[Jørgen Staal Frøslund-Jensen]

Tusind tak til Finn og Carsten

Jeg er nu meget klogere, men på et plan, der nok ligger lige højt nok for mig. Jeg vil prøve mig lidt frem med nogle af mulighederne - Finn, du har alligevel gjort mig lidt utryg ved Dropbox.

Under alle omstændigheder, som nævnt tusind tak for bidragene

[Christian Grøndberg]

...og så kan hvem som helst kikke i og ændre data, også dem som IKKE bør eller skal have adgang....

Arhh, dette gælder kun, hvis du placerer filen i en mappe, hvor du har bestemt, at den skal deles med offentligheden. Ikke-delte mapper kan ikke ses af alle og enhver.

Med venlig hilsen
Christian

[Finn Hansen]

Hej Christian

Tak for dit input...

Det har du naturligvis ganske ret i - men - hvis man installerer Dropbox og kaster ting og sager i denne mappe, da vil det uomtvisteligt blive delt ud på nettet, hos den aktuelle Dropbox udbyder.

Langt hovedparten af samtlige brugere installerer Dropbox med såkaldte default (standard) indstillinger, hvorved Dropbox netop bliver usikker - derudover, glemmer brugeren at give sin dropbox et avanceret password men bruger simple, let huskbar adgangskoder, som kun giver minimal sikkerhed, hvis man her kun tænker på den standard sikkerhed som Dropbox tilbyder.
Jeg siger med dette ikke, at folk ikke skal bruge Dropbox, men de skal tænke sig om, før de tager programmet/tjenesten i brug, da sikkerheden svarer til gratis sikkerhed og kun bliver stærk, hvis man betaler for tjenesten. Og her kan man lige så godt bruge en af de kommercielle servere, som findes i Danmark og hvor den danske lovgivning og ligeså sikkerhed gælder, her er prisen fra ca. 12 kr. pr dag og op efter. Men det jo en helt anden sag, som jeg lader ligge.

Venligst
Finn Hansen

[Jørgen Sørensen]

Hej

Brug zip.

I Stifinder (Windows Explorer) højreklik på filen.
Klik på "Send til" vælg "Zip komprimeret mappe"
Nu er filen komprimeret.

Når du modtager en zip fil, gå igen til Stifinder
Højreklik zip filen
Vælg "Udpak alle"
Følg instruktionerne på skærmen...

Alle nyere Windows versioner kan det her!

Det er min erfaring, at mange ikke kender ret meget til mulighederne i højreklik... 

Hilsen
Jørgen

PS: Højreklik er klik på højre musetast... 

[Jørgen Staal Frøslund-Jensen]

Det var jo lige den løsning, jeg efterlyste, tusind tak til min navnebror

[Jørgen Sørensen]

Kære Jørgen

Velbekomme.

Jeg syntes bare, at de fleste af de andre, der svarede, var røget ud af en tangent i forhold til, hvad du EGENTLIGT spurgte om.

Og svaret på dit spørgsmål er ikke mere indviklet end det jeg skrev...

Hilsen
Jørgen